Comment un professionnel peut-il s’organiser pour bien gérer ses envois de colis ?

Vous expédiez régulièrement des marchandises à vos clients et partenaires ? Livrer vos colis à bon port et dans les délais impartis est impossible sans une bonne organisation de vos processus d’expédition. Découvrez nos conseils pour gérer plus efficacement vos envois de colis.

Pourquoi fluidifier votre processus de préparation, d'envoi et de livraison de colis?

Une organisation et des processus bien rodés permettent une gestion plus fluide et efficace de vos envois de colis en :  

• Limitant le temps consacré par vos équipes à la gestion logistique ;
• Réduisant les risques d’erreur ;  
• Optimisant vos ressources matérielles et humaines.  

Tout ceci contribue à améliorer votre rentabilité et la satisfaction de vos clients.

Comment envoyer efficacement des colis en tant que professionnel?

Définissez un processus clair de préparation des commandes, incluant :

• L’implémentation d’un système informatique destiné à centraliser et gérer les commandes reçues dans votre boutique, par téléphone ou sur votre site internet ;
• Une bonne organisation de votre entrepôt ou de votre espace de stockage, en faisant par exemple en sorte que les produits les plus vendus soient facilement accessibles par vos équipes chargées de préparer les colis ;
• La mise en place d’un contrôle qualité systématique au moment de l'emballage afin de vérifier que chaque produit est en bon état et correspond à la commande du client.

Si vous souhaitez expédier rapidement et simplement une grande quantité de marchandises et/ou disposez de ressources humaines et matérielles limitées, il est conseillé de confier l’ensemble du processus de livraison à un prestataire spécialisé dans l'expédition et la logistique.

Mettez en place les bons outils pour la gestion de vos envois de colis professionnels

Standardisez vos procédures d'emballage

La qualité de l'emballage joue un rôle crucial dans la protection de vos produits durant le transport. Il est donc important de choisir les bons fournisseurs d'emballages, ainsi que d’opter pour :

• Des boîtes et des cartons adaptés et ajustés aux dimensions de vos produits. Veillez dans le même temps à privilégier des emballages réutilisables pour réduire l’impact environnemental de vos colis ;
• L’ajout de papier bulle ou de coussins d'air pour protéger les articles les plus fragiles et combler les espaces vides ;
• Un ruban adhésif solide pour fermer le carton et éviter qu’il ne s’ouvre pendant l’acheminement ;  
• Des étiquettes d'expédition lisibles et à la bonne taille ;
• Des matériaux d'emballage et des processus standardisés pour chaque catégorie de produit.  

Il est important de former vos équipes dédiées à la préparation des colis sur l’ensemble de ces procédures.

Facilitez la logistique et le transport de vos colis professionnels grâce à un logiciel d'expédition adapté à vos besoins

Investissez dans un logiciel de gestion des expéditions ou utilisez celui de votre transporteur de colis afin d’automatiser et simplifier certaines tâches, notamment :  

• L’impression des étiquettes d'expédition ;
• La génération d’étiquettes de retour prépayées à glisser dans vos colis pour faciliter le retour d’articles par vos clients ;  
• La gestion des formalités douanières pour vos envois de marchandises à l’international ;
• La planification de vos envois de colis en fonction des priorités et des délais de livraison ;
• Le suivi en temps réel de vos colis pour vous et vos clients. Ceci inclut l’envoi automatique d’emails ou de SMS de confirmation de la commande, d’une notification d’expédition assortie d’un numéro de suivi unique et de notifications à chaque étape clé du parcours du colis, jusqu’à son arrivée dans la boîte aux lettres de votre client.

Il est également conseillé de connecter votre logiciel d’expédition avec vos logiciels de gestion des commandes et des stocks (si vous en avez) pour mieux anticiper les préparations de commandes, suivre les niveaux de stock en temps réel, localiser rapidement un produit et optimiser votre réapprovisionnement.  

Comment gérer les pics de demande de manière proactive ?

Il est nécessaire d’anticiper la hausse de la demande lors de certains pics saisonniers, comme les fêtes de fin d'année, les fêtes des pères et des mères, les soldes, etc.  

Pour gagner du temps sur la préparation et les envois de vos colis, vous pouvez par exemple recruter temporairement des ressources supplémentaires sur ces périodes et pré-emballer une partie des produits à l'avance pour vous assurer que vos clients les recevront dans les temps. 

Structurez efficacement votre équipe et votre espace de travail  

Formez une équipe dédiée aux expéditions de colis dans votre entreprise

Selon vos moyens financiers et vos volumes de colis à envoyer, vous pouvez recruter une à plusieurs personnes chargées de la préparation des marchandises avant de les confier à un transporteur.

Sélectionnez un transporteur de colis professionnel, fiable et capable de s’adapter à vos besoins

Aux yeux de vos clients, votre transporteur apparaîtra comme une véritable extension de votre entreprise.  

Il est donc essentiel de sélectionner un partenaire fiable, efficace, capable de s’adapter à vos pics de ventes, vos contraintes et au type de marchandises que vous expédiez.

Conseils pour choisir un transporteur professionnel pour vos envois de colis 

Maillage territorial, outils de suivi mis à votre disposition, délais et mode de livraison proposés, politique de gestion des retours, accompagnement. 

Découvrez nos conseils pour choisir le bon transporteur de colis pour vos besoins logistiques.

Organisez un espace dédié à l’entreposage et la préparation des colis

Pour réduire les déplacements inutiles de vos équipes dédiées à la préparation des colis de votre entreprise, vous pouvez mettre en place des zones distinctes pour le stockage, l'emballage, l'étiquetage et l’expédition (en tenant évidemment compte de la taille de vos locaux).  

Ne négligez pas l’importance de l’ergonomie et de la fluidité des espaces pour éviter les encombrements et permettre à vos équipes de travailler dans de bonnes conditions.

Il est également conseillé d’installer des étagères, des palettes et des contenants pour organiser plus efficacement vos produits, en les classant par catégories, tailles ou fréquences de commande.

Optimisez vos processus en continu

Il est nécessaire de contrôler et d’optimiser vos processus en continu pour réduire les dépenses inutiles, diminuer le temps consacré à la préparation de vos colis et maintenir votre promesse client et votre qualité de service dans la durée. Pour cela :  

• Effectuez des audits internes et des contrôles de qualité réguliers pour vérifier que vos procédures d'emballage et d'étiquetage sont correctement suivies par vos équipes et corriger les éventuels écarts ;
• Encouragez vos collaborateurs à donner leur avis et à proposer des améliorations sur vos procédures ;  
• Mettez en place une veille réglementaire pour être informé lorsque des changements légaux nécessitent des adaptations de vos processus.  

Acteur majeur de l’envoi de colis vers la France métropolitaine, l’Outre-mer, l’Europe et l’international, La Poste vous aide à améliorer votre efficacité logistique et votre rentabilité grâce à des solutions simples, rapides, flexibles et vertueuses.