Dématérialisation des documents : un enjeu pour les entreprises

5% du chiffre d’affaires des entreprises est consacré à la gestion des documents papiers ⁽¹⁾ et près d’une PME ou TPE sur deux souhaite augmenter ses investissements numériques dans les deux ans à venir⁽²⁾. Si la France reste en retard par rapport à ses voisins européens sur le plan de la transition numérique, celle-ci s’accélère et la dématérialisation des documents apparaît comme l’un de ses principaux leviers. Explications.

Dématérialisation des documents et transition numérique : la France en retard sur ses voisins européens

Transformation numérique : où se situent les axes d’amélioration ?

Chaque année, la Commission européenne publie son indice relatif à l'économie et à la société numériques (DESI) qui regroupe 4 thématiques, parmi lesquelles la transformation digitale des entreprises et le commerce électronique.

Au global, la France se situe au 15^e rang sur 27 pays, mais n’occupe que la 19^e place concernant la transformation numérique des entreprises : 

• Les PME françaises vendent moins en ligne que leurs concurrentes européennes. 
• L’utilisation des technologies cloud, de l'intelligence artificielle et des factures électroniques est inférieure à la moyenne du continent.

En revanche, près d’une entreprise française sur deux a déjà recours au partage électronique de flux d’informations (contre 36 % dans l’UE) et 22 % se sont emparées du sujet big data (contre 14 %). 

La transition numérique des entreprises reste une priorité en France

L’État est mobilisé pour accélérer cette transition comme le rappelle Jean-Noël Barrot, ministre délégué chargé de la Transition numérique et des Télécommunications : « Je me félicite que les entreprises s’équipent de plus en plus et encouragent le développement de ces compétences devenues essentielles à leur activité. C’est en encourageant la numérisation, notamment des petites organisations, que notre tissu économique restera compétitif. » 

Depuis 2018, le dispositif France Num, piloté par la Direction générale des Entreprises, facilite la transformation digitale des TPE et PME et met en place des aides et des services d’accompagnement (chèque numérique France Num, mise à disposition d’un MOOC gratuit en ligne, diagnostic numérique, accompagnement par activateurs…).

Usages et panorama de la dématérialisation des documents en France

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

Le courrier dématérialisé est l’un des axes de la transition digitale. Elle repose sur l’utilisation d’outils numériques pour la création, la modification, le stockage, le système d'archivage, l’organisation, la signature et le partage de documents administratifs et de données en toute sécurité. Elle peut concerner : 

• un document commercial : devis, facture fournisseur et bon de commande (80 % des factures étaient encore reçues en format papier par les entreprises en 2019⁽³⁾).
• un document juridique : contrats et mandats.
• un document RH : contrat de travail, bulletin de paie et note de frais.
• un courrier d’information client et l’externalisation de la gestion du courrier.

Le développement de la lettre recommandée électronique pour les professionnels en est une bonne illustration.  

Où en sont les entreprises françaises sur le passage au format numérique des documents ?

Le Syndicat National des Entreprises de Solutions et Systèmes d’Information et d’Impression (SNESSII) a présenté les résultats de son premier baromètre « Passage du papier au numérique dans les PME » réalisé par le cabinet IDC auprès de 160 PME françaises en 2022. Sur le plan de l’utilisation des solutions de dématérialisation, de partage de documents numériques, voire d’automatisation de tâches : 

• 60 % des PME utilisent déjà la signature électronique.
• 53 % ont recours à une solution de stockage et de partage de documents dans le cloud.
• 52 % à un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents).

Les solutions GED sont celles qui connaissent la plus forte progression : 14 % des sociétés disposent d’un projet d’investissement dans un système de ce type dans les deux prochaines années, chiffre le plus élevé, à égalité avec les systèmes de workflow permettant la transmission automatique de documents pour vérification et validation.

Les organisations montrent une réelle appétence pour les solutions de dématérialisation : 

• 52 % des dirigeants de TPE et PME considèrent que la dématérialisation des documents est le principal facteur incitatif pour réduire le volume d’impressions au sein de leur entreprise, devant les considérations environnementales et la recherche d’économies.
• 41 % comptent sur des solutions de gestion électronique de documents et des données pour limiter les dépenses en impressions et consommables.
• 67 % estiment qu’un volume important de documents papier pourrait être dématérialisé.

L'adoption de solutions numériques pour la gestion des flux de documents se traduit par un gain de productivité significatif pour les entreprises visant une transformation digitale efficace. 

La transition numérique et la dématérialisation des documents perçues comme des atouts par les entreprises 

Les TPE et PME accélèrent leur transition numérique⁽⁴⁾ :

• 81 % des dirigeants estiment que le digital représente un réel bénéfice pour leur entreprise (vs 68 % en 2020), notamment une meilleure communication avec leurs employés, collaborateurs et clients. 
• 85 % des organisations disposent au moins d’une solution informatique de gestion des processus, telle qu’un système ERP (Enterprise resource planning), logiciel utilisé pour gérer des activités quotidiennes, comme la comptabilité, les achats, la conformité ou encore les opérations de supply chain (+ 8 points en un an) 
• 41 % d’entre elles prévoient de consacrer plus de 1 000 € à leur transition digitale. 

Outil informatique de gestion comptable, de facturation et de paiement en ligne sont les trois domaines dans lesquels se concentrent les investissements en digitalisation, dans un contexte de généralisation de la facture électronique dans les échanges B2B d’ici à 2026.

La dématérialisation des documents et la transformation numérique sont devenues des priorités stratégiques pour les entreprises françaises, qui reconnaissent leurs impacts positifs sur la productivité et l'efficacité opérationnelle. Malgré un certain retard par rapport à leurs voisins européens, les PME et TPE en France sont résolues à combler cet écart, comme en témoignent les investissements croissants en technologies numériques et les initiatives étatiques telles que France Num. Ces efforts sont essentiels pour assurer la compétitivité à long terme des entreprises sur le marché global, en permettant non seulement des gains économiques mais aussi une amélioration significative de la communication interne et des relations client. 

Sources : 

(1) Étude Cegid  
(2) Baromètre France Num 2022  
(3) Étude Sage : https://www.lemondeinformatique.fr/publi_info/lire-dematerialisation-7-chiffres-pour-tout-savoir-671.html 
(4) Baromètre France Num 2022