Transformation numérique : la facture un projet d'entreprise

La transition vers la facture électronique représente une évolution majeure pour les processus financiers des entreprises. Toutes les directions sont impactées par la mise en place d’un tel projet. Il nécessite une étroite collaboration pour assurer la sécurité et l'efficacité de cette transformation.  

Dans cet article, nous expliquons comment et pourquoi chaque direction, de la direction financière à la DSI en passant par les ressources humaines, joue un rôle primordial dans la mise en place de la facture électronique sécurisée. 

Le rôle pivot du directeur financier 

Certification des fournisseurs avec le directeur des achats 

La sélection de fournisseurs certifiés est une tâche principalement liée à la gestion des achats, avec une implication directe de la direction financière. La direction des achats collabore avec la direction financière pour évaluer et sélectionner des fournisseurs de solutions de facturation électronique certifiés. Cela permet de garantir la fiabilité des partenaires.  

En effet, opter pour des fournisseurs certifiés permet d’assurer la qualité des services et la conformité aux normes. Cette coopération entre les deux directions favorise une gestion efficiente des ressources et contribue à la pérennité de l’entreprise.  

Lorsqu’une entreprise recherche des fournisseurs pour ses besoins en produits ou services, elle doit veiller à sélectionner des partenaires fiables et compétents. La certification est un critère essentiel dans ce processus.  

Centralisation des référentiels prix et produits avec le directeur commercial et l’ADV 

Partager les mêmes bases de données et les mêmes informations sur les prix et les produits est un impératif que pourront piloter l’administration des ventes (ADV) et la direction commerciale en partenariat avec le directeur financier. En centralisant les spécifications, les prix, les descriptions et les codes des produits, l’ADV peut cibler les clients avec précision et la direction commerciale élaborer des stratégies de vente plus performantes. 

Cette synchronisation des données offre donc des avantages stratégiques: précision du ciblage, optimisation des stocks, réactivité commerciale, analyse approfondie 

Définition des processus de validation avec la comptabilité 

Définir le workflow de validation des factures en ligne avec le service comptable permet de s’assurer de l’exactitude et de la conformité des transactions financières. Le service comptable liste toutes les étapes à respecter pour se conformer à la réglementation et aux normes de comptabilité et de fiscalité. Chaque étape du processus est documentée et renseigne notamment qui a validé chaque facture, a quelle date et avec quelles justifications.  

Cette démarche méthodique garantit une traçabilité complète des opérations financières et apporte de la transparence au sein de l'entreprise. Ce workflow assure une gestion financière efficace et renforce la confiance des partenaires commerciaux. 

Conformité légale et fiscale avec le directeur juridique 

La conformité légale et fiscale est une préoccupation directe de la direction financière, avec une contribution essentielle du département juridique pour s'assurer de la conformité aux régulations en vigueur. Ensemble, ils vérifient que la mise en place de la facture électronique est conforme aux normes légales et fiscales dans la juridiction de l'entreprise. 

La conformité légale et fiscale ne se limite pas à une simple mise en place initiale. La direction financière et le département juridique doivent rester vigilants. Ils surveillent les évolutions réglementaires et ajustent les processus en conséquence. Lorsqu’une nouvelle loi est promulguée ou qu’une directive fiscale change, ils veillent à ce que la facturation électronique reste conforme.  

Audit, suivi des activités et sauvegardes régulières avec le DSI 

La mise en place d'outils d'audit et de suivi des activités relève du directeur des systèmes d’information mais c’est la direction financière est la plus  à même de définir les paramètres d'audit. 

La direction des systèmes d’information déploie des outils d'audit qui enregistrent et analysent les activités liées aux factures électroniques. Cela permet une surveillance constante pour détecter toute activité suspecte. 

La mise en place de politiques de sauvegarde est également une responsabilité technique de la DSI. La direction financière détermine les fréquences et les types de sauvegardes nécessaires. La DSI établit des politiques de sauvegarde régulières pour les données financières pour rendre disponibles les informations en cas de problème technique ou de perte accidentelle. 

Transformation numérique : focus sur le rôle du DSI  

Chiffrement des données  

La mise en place du chiffrement des données relève de la compétence de la direction informatique, qui doit collaborer étroitement avec les équipes financières pour garantir une intégration transparente. Toutes les données liées aux factures électroniques, y compris les informations financières sensibles, sont chiffrées de bout en bout pour éviter tout accès non autorisé.  

La DSI met en œuvre un protocole de chiffrement avancé pour sécuriser les données des factures électroniques, afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder. 

Ce processus renforce la sécurité des transactions financières et protège les informations confidentielles de l’entreprise. 

Authentification forte 

L'implémentation de l'authentification forte est une tâche technique qui doit être dirigée par la direction des systèmes d’information pour garantir une sécurité optimale.  

Elle met en place un système d'authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la sécurité. Cela exige une vérification supplémentaire au-delà des simples identifiants lors de l'accès aux systèmes de facturation électronique.  

Sécurité des réseaux avec le directeur des opérations 

Le renforcement de la sécurité des réseaux est une tâche technique dirigée par la DSI qui travaille avec la direction des opérations pour minimiser les perturbations opérationnelles. 

La sécurité des réseaux nécessite une vigilance permanente et une surveillance constante. 

La DSI met en place des pare-feux et des protocoles de sécurité avancés pour protéger les réseaux de transmission des données financières et réduire les risques liés à d'éventuelles cyberattaques. 

Ce partenariat entre la DSI et la direction des opérations assure une sécurité réseau optimale, préservant ainsi la continuité des activités et la confiance des parties prenantes 

Plan de gestion des incidents de sécurité avec le directeur général 

La gestion des incidents de sécurité relève de la DSI, en coordination avec la direction générale pour offrir une réponse rapide et une communication appropriée en cas d'incident. La DSI et la direction générale développent un plan détaillé pour gérer rapidement tout incident de sécurité.  

Ce plan inclut des procédures spécifiques, des rôles et responsabilités clairement définis. 

La direction générale assure une communication transparente avec les parties prenantes internes et externes. Elle informe les collaborateurs, les clients et les partenaires de l’incident et des actions entreprises. 

En cas d’incident avéré une analyse approfondie sera menée pour en comprendre les causes, identifier les failles et mettre en place des mesure correctives. 

Cette procédure permet de réagir rapidement et de minimiser des impacts potentiels. 

Le directeur des ressources humaines et la digitalisation 

Gestion des accès avec le DSI 

La gestion des accès implique la gestion des droits des utilisateurs, ce qui relève de la compétence de la direction des ressources humaines. Elle établit, en collaboration avec la DSI, des politiques de gestion des accès. Seuls les employés autorisés ont accès aux données financières sensibles liées aux factures électroniques.  

Cette approche renforce la sécurité des informations et aide à prévenir les fuites de données. En définissant clairement les niveaux d'accès, la DRH et la DSI travaillent de concert pour faire en sorte que les employés disposent uniquement des informations nécessaires à l'exécution de leurs tâches et préservent la confidentialité et l'intégrité des données de l'entreprise.  

Formation du personnel en lien avec la DSI et la direction financière  

La formation du personnel relève principalement de la DRH, qui impliquera la DSI pour la formation technique et la direction financière. La DRH organise des sessions de formation pour le personnel, mettant l'accent sur la sécurité des données et une compréhension complète des enjeux financiers. Ces sessions sont établies pour équiper les employés avec les compétences nécessaires pour faciliter la transformation numérique et souligner l'importance de la conformité financière et de la protection des informations sensibles.  

En collaborant étroitement avec la DSI et la direction financière, la DRH vérifie que les formations sont à la fois pertinentes et complètes et qu’elle couvre des sujets allant de la prévention des fraudes à la gestion efficace des ressources. L'objectif est de créer une culture d'entreprise où la sécurité des données et la responsabilité financière sont prioritaires pour tous les collaborateurs, quel que soit leur rôle ou leur département. Ces initiatives de formation favorisent une meilleure collaboration interdépartementale et renforcent la résilience organisationnelle face aux défis numériques et financiers. 

La transition vers la facture électronique émerge comme une révolution collaborative où chaque direction tient une place essentielle. La direction financière apparaît toutefois comme le chef d'orchestre pour harmoniser les compétences. La comptabilité fournisseur et client définit de nouveaux processus de validation des factures en ligne. La direction commerciale et la direction d’administration des ventes (ADV)  doivent être sur les mêmes référentiels prix et produits que la DAF. À cela s'ajoute la DSI, qui déploie des défenses numériques robustes, la direction des achats, qui assure la certification des fournisseurs, la DRH qui œuvre pour la formation du personnel. Toutes les directions doivent donc collaborer en parfaite symbiose pour l’efficacité et la réussite de ce projet.