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GUIDE D'ACHAT
Comment choisir une boîte aux lettres collective professionnelle ?
Les courriers électroniques dominent depuis longtemps le monde de l’entreprise. Cependant, les sociétés ne peuvent toujours pas se passer du courrier physique. Ce mode de communication reste même essentiel, notamment pour les relations avec les clients et les administrations. Dans les immeubles de bureaux, l’installation d’une boîte aux lettres collective professionnelle s’avère donc indispensable. Comment faire le bon choix ? Réponse dans cet article.
Pourquoi installer une boîte aux lettres collective professionnelle ?
Les avantages des boîtes aux lettres collectives professionnelles sont nombreux.
- Elles assurent, tout d’abord, une distribution simple et rapide du courrier en regroupant plusieurs entreprises destinataires au même endroit. Cette installation simplifie le processus de livraisons des lettres et des colis.
- Dans le même temps, les boîtes aux lettres collectives pro optimisent l’espace dans les immeubles. La multiplication de boîtes individuelles pour chaque entreprise provoquerait une occupation inadéquate des locaux. L’entrée de l’immeuble peut alors accueillir d’autres équipements nécessaires à l’accueil du public ou à la sécurité des lieux.
- Les boîtes collectives professionnelles donnent une image positive de la société auprès de ses clients et de ses partenaires commerciaux. Elles montrent que l’entreprise donne une place importante à la gestion de ses communications.
Enfin, ces boîtes aux lettres collectives contribuent à la sécurité et à la confidentialité des correspondances. Le courrier est protégé contre le vol, la consultation non autorisée et la destruction volontaire ou non.
Quels critères prendre en compte pour choisir sa boîte aux lettres collective pro ?
Taille, matière, type d’installation, le choix de votre boîte aux lettres collective professionnelle dépend de vos besoins.
La taille de la boîte aux lettres collectives professionnelles
En fonction de vos besoins, le bloc collectif peut comporter 4, 6, 8 ou encore 9 boîtes aux lettres. Tout dépend du nombre d’entreprises installées dans l’immeuble et du type de courrier qu’elles recevront. Certains modèles sont spécialement conçus pour le dépôt de colis ou de courrier volumineux.
Le type d’installation
La boîte aux lettres collective peut être installée à l’extérieur de votre immeuble, ou à l’intérieur, dans le hall d’entrée. Cela dépend de la place dont vous disposez et de vos besoins.
Dans tous les cas, 30 % des fenêtres du bloc collectif doivent se trouver à une hauteur comprise entre 90 cm et 1,3 m à partir du sol pour rester accessible aux personnes à mobilité réduite.
Si la boîte est située à l’intérieur de votre immeuble, un espace d’un mètre vingt doit être respecté entre le bloc collectif et le mur pour permettre une ouverture totale du bloc.
Enfin, le facteur doit pouvoir distribuer le courrier sans difficulté et sans prendre de risque. La boîte aux lettres doit donc se trouver dans un espace facilement accessible. À l’extérieur, elle doit être placée en bordure ouverte à la circulation publique et aux véhicules. À l’intérieur, elle doit être en accès libre ou accessible grâce à un pass T (ou équivalent).
Le type de fixation
Il existe des boîtes aux lettres collectives pro à fixation murale ou encastrée. Cette option convient aux installations en intérieur ou sur les murs extérieurs.
Pour l’extérieur, vous pouvez opter pour une boîte aux lettres collectives pro sur pied ou sur socle.
Les matériaux
En théorie, vous pouvez opter pour une boîte aux lettres en bois, en aluminium, en fonte, en tôle, etc. En pratique, nous vous conseillons de privilégier des matériaux résistants, de haute qualité. Les boîtes aux lettres en acier sont parfaitement adaptées à un usage professionnel à l’intérieur, comme à l’extérieur. Ce matériau protège votre courrier contre les vols et les intempéries.
Le critère esthétique
Plusieurs couleurs sont disponibles. Privilégiez un modèle en adéquation avec l’architecture et la décoration de votre immeuble.
Quelles sont les normes applicables aux boîtes aux lettres collectives professionnelles ?
Les boîtes aux lettres collectives professionnelles doivent respecter les normes établies par l’AFNOR (Association française de Normalisation). Ces dernières garantissent une bonne exécution du service postal et une distribution optimale du courrier. Elles permettent également d’assurer la sécurité et la confidentialité des correspondances des entreprises.
La norme NF D 27-404 concerne les boîtes aux lettres normalisées d’intérieur. La norme NF D 27-405 s’applique, quant à elle, aux boîtes aux lettres normalisées d’extérieur. Ces textes fixent les exigences en matière de sécurité et de résistance aux intempéries. Elles précisent également les dimensions des boîtes aux lettres professionnelles :
- La boîte doit faire au moins 26 cm de hauteur et de largeur. Sa profondeur doit être de 34 cm minimum.
- La fente d’introduction du courrier à clapet doit faire au minimum 22 cm de long et 3 cm de hauteur.
Enfin, vos boîtes aux lettres normalisées doivent avoir un volume minimum de 260 x 260 x 340 mm.
L’installation d’une boîte aux lettres normalisée présente plusieurs avantages :
- votre courrier est conservé en toute sécurité ;
- vous profitez d’un service d’expédition optimal ;
- vous bénéficiez du service de retour de colis proposé par la Poste.
Quelle serrure utiliser pour sa boîte aux lettres collective professionnelle ?
La boîte aux lettres collective professionnelle doit être équipée d’une serrure agréée par La Poste. Celle-ci peut être déverrouillée par le pass PTT dont disposent les facteurs. Il permet une ouverture complète du bloc collectif afin de faciliter la distribution du courrier. Les facteurs peuvent ainsi déposer les colis et les lettres dont les dimensions sont incompatibles avec la fente des boîtes.
D’autres professionnels peuvent avoir accès aux boîtes collectives. Il s’agit notamment des sociétés de livraison, dont le personnel possède un pass PTT, des services de secours (pompiers, par exemple), des syndics de propriété et des concierges.
Quelles sont les informations obligatoires sur les boîtes aux lettres collectives professionnelles ?
La plupart du temps, les entreprises indiquent leur nom commercial et éventuellement celui du gérant. En théorie, pourtant, ces informations ne sont pas toujours nécessaires.
Si votre société occupe un espace dans un immeuble construit avant 1979, seul le numéro du local de votre entreprise doit être indiqué sur la boîte aux lettres.
Si votre entreprise occupe un local dans un immeuble construit après 1979, l’utilisation d’une boîte aux lettres professionnelle homologuée est obligatoire. Dans ce cas de figure, un porte-nom indique au minimum le nom commercial de l’entreprise.
En pratique, nous vous conseillons d’être le plus précis possible pour faciliter la distribution du courrier. L’idéal est donc d’indiquer sur un autocollant adhésif ou de graver directement sur la boîte aux lettres :
- La dénomination de l’entreprise.
- Le nom et le prénom du gérant.
Aucune taille de caractères ou de couleur n’est imposée par la loi. Le syndic de l’immeuble se charge en général d’harmoniser les inscriptions. Une seule condition : l’information doit être lisible.
Vous savez maintenant comment choisir votre boîte aux lettres collective professionnelle. Il ne vous reste plus qu’à commander le modèle qui vous convient et à l’installer dans votre immeuble. Pour finir, n’oubliez pas de faire une demande de raccordement postal auprès de votre bureau de Poste.
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