Prêt à vous mettre à l'archivage numérique ?

En quoi ça consiste ?

Une entreprise crée et doit gérer une très importante quantité de documents. Mais que faire de tous ces papiers et fichiers, surtout une fois les délais légaux de conservation dépassés ? Et comment s'y retrouver dans cette masse de données ?
L'archivage numérique peut faciliter la vie des entreprises : en numérisant l'ensemble de leurs documents au quotidien, ces derniers peuvent être automatiquement archivés. Et récupérés depuis n'importe quel ordinateur sur le réseau de l'entreprise, avec une simple requête sur un moteur de recherche.

L'archivage numérique peut être utilisé en complément ou à la place de l'archivage papier. Il demande un effort d'organisation dans un premier temps, mais la tâche n'est pas insurmontable, même si on n'est pas féru de tri et de rangement. Il est de plus possible de se faire aider. L'archivage numérique permettra par la suite un gain considérable de temps et de place.

Pourquoi archiver numériquement ?

Pour tous les types de documents

Tous les documents, physiques comme virtuels, peuvent être archivés numériquement :

• documents papiers à scanner
• emails
• documents provenant de logiciels (logiciels comptables, CRM, programmes comme Word ou Excel).

Un gain de temps et de place considérable

Avec l'archivage digital, cherchez rapidement vos documents, mais surtout... trouvez-les ! Vous pouvez classer automatiquement vos documents, les catégoriser et les étiqueter pour les trouver en quelques secondes.

Vos documents papiers dématérialisés, vous libérez aussi de la place dans vos locaux.

Vos documents centralisés et sécurisés

L'archivage numérique centralise les documents en un seul lieu. Vous pouvez ainsi les consulter partout : au bureau, à la maison ou sur un terminal mobile. Mais aussi les partager en quelques clics avec vos collaborateurs, clients, fournisseurs...

Même les documents les plus sensibles peuvent être archivés en ligne, placés dans un coffre-fort électronique, service hautement sécurisé.

Qualité de service

D'un point de vue extérieur, l'archivage digital devient une vraie valeur ajoutée pour l'entreprise.

• Du point de vue de la législation : vous assurez une réelle traçabilité à vos factures, documents fiscaux... même au-delà du délai légal de conservation, si vous le souhaitez.
• Pour vos clients : vous répondez rapidement à leurs requêtes en retrouvant en quelques clics une information demandée.

Comment s'y prendre ?

Auditer

Dans un premier temps, identifiez tous les documents qui sont produits et/ou envoyés par l'entreprise. L'ensemble des besoins et des processus de l'entreprise (comptabilité, gestion commerciale, gestion du personnel, ...) doit être pris en compte car l'archivage concerne tous les services de l'entreprise.

Il faudra pour ce projet établir une charte d'archivage. Elle détermine, par fonction, activité et nature de documents, les étapes et référentiels nécessaires, ainsi que les obligations légales. Sa création requiert l'aide d'un professionnel. Pour les cas courants, les Chambres de commerce et les organismes professionnels peuvent fournir des règles standards.

Trier, numériser

Choisissez un logiciel et des outils pour numériser vos documents. Si cette étape peut sembler fastidieuse, l'archivage digital est très rapidement rentabilisé : pensez par exemple à associer l'archivage numérique à un logiciel d'OCR (reconnaissance de caractères), pour en faire un outil puissant.

Un conseil : distinguez les documents qui risquent d'être souvent consultés même une fois archivés, des documents « froids » qui ont peu de chance d'être consultés à nouveau...

Choisir sa solution d'archivage

Deux possibilités pour l'archivage digital :

• internaliser la solution, ce qui nécessite d'investir pour acquérir un outil d'archivage, mais aussi de prévoir les formations indispensables à son utilisation.
• archiver chez un prestataire spécialisé, en cherchant les meilleures conditions possibles

Il vous faudra déterminer les conditions de conservation de vos documents : délai de prescription, déclenchement de l'archivage, durée de conservation...

Se faire aider

Vous pouvez éventuellement avoir recours à une main d'oeuvre temporaire pour vous aider à faire le tri dans vos documents.
Vous pouvez aussi faire appel à des spécialistes de l'archivage : c'est une fonction qui se professionnalise de plus en plus.

Prêt à passer à l'archivage digital ?